Les procédures

9.1. Résumé

Il y a certaines choses qui reviennent souvent dans le quotidien d’une garderie, aussi nous avons jugé important de définir clairement certaines situations que nous vivons régulièrement.

Le fait de clarifier par écrit notre façon de procéder, nous permet de pouvoir transmettre les mêmes informations, que se soit aux parents ou à nos collègues. Lors d’un remplacement ou d’un changement de collaborateur, cela facilite aussi sont intégration.

Nous avons aussi jugé important d’intégrer nos procédures au programme pédagogique afin que toute personne intéressée par notre travail puisse clairement comprendre notre fonctionnement interne, notamment en ce qui concerne l’attribution des places qui se libèrent

9.2. Accueil des nouveaux collaborateurs ou d’une remplaçante

Lorsqu’un nouveau collaborateur ou une remplaçante intègre la garderie Ludo & Duc, celui-ci est reçu par la direction.
La direction donne le cahier des charges au nouveau collaborateur, lui explique la ligne pédagogique, remet le programme pédagogique et le règlement.

Le nouveau collaborateur sera ensuite présenté à l’équipe.
Pendant sa première journée, il suivra le/la suppléant(e) de direction qui lui expliquera le fonctionnement de la garderie et se rendra disponible pour répondre aux éventuelles interrogations.

L’équipe éducative présentera également le nouveau collaborateur aux enfants et aux parents.

9.3. Accidents bénins

  • Effectuer les premiers soins.
  • Prendre la température de l’enfant. En cas de fièvre, rester auprès de l’enfant et le rassurer.
  • Téléphoner aux parents, les aviser de la situation et leur demander de venir chercher l’enfant. Aviser la direction.
  • Installer l’enfant afin qu’il soit le mieux possible, en attendant l’arrivée des parents.
  • L’éducatrice remplit le formulaire « Rapport d’accident/d’urgence » et le remet aux parents.
  • Dans le cas où les parents ne sont pas joignables et selon le cas, s’adresser au médecin traitant,  à la clinique dentaire, à la clinique ophtalmologique,…

9.4. Suspicion de mauvais traitements

« Les mauvais traitements comprennent la négligence grave : malnutrition, manque d’hygiène et de sécurité, carence affective, les violences physiques, les abus sexuels et la cruauté mentale ou la violence psychologique. Ces mauvais traitements ont des conséquences sur le développement physique et psychologique de l’enfant. Ils ne sont pas toujours conscients et volontaires de la part des parents. »

« En vertu de l’article 26 alinéa 2 de la Loi sur la protection des mineurs, toute personne qui, dans le cadre de l’exercice d’une profession, d’une charge ou d’une fonction en relation avec des mineurs, qu’elle soit exercée à titre principal, accessoire ou auxiliaire, a connaissance d’une situation d’un mineur en danger dans son développement pouvant justifier l’intervention du SPJ, a le devoir de lui signaler. »

« En cas de doute, elle peut demander d’abord un conseil au SPJ sans indiquer l’identité du mineur ni des personnes directement concernées. »

Procédure établie en lien avec la procédure-type provenant du fascicule de « Promotion de la santé et prévention », établi par le SPJ, SSP, SCAV.

  • Observation de l’enfant : le membre de l’équipe éducative retranscrit ses observations, les faits, ce qui lui a été relaté dans le dossier de l’enfant.
  • Le membre du personnel informe la direction de ses inquiétudes.
  • Ensemble, ils évaluent les risques encourus par l’enfant et si les parents sont en mesure d’y remédier seuls ou avec l’aide des personnes appropriées.
  • Dans ce cas, la direction avertit les parents et voit si des mesures ont déjà été prises : demande d’aide auprès d’un médecin, thérapeute, assistant social du SPJ.
  • Dans le cas où avertir les parents pourrait entraîner des risques pour l’enfant, la direction demande un conseil anonyme auprès du SPJ.
  • Dans chaque ORPM, un service de garde est assuré pendant les heures d’ouverture des bureaux. En dehors de ces horaires, le piquet SPJ est atteignable par l’intermédiaire de la police cantonale.
  • Le SPJ appréciera alors la situation de mise en danger et prendra les mesures qui s’imposent.

Un formulaire de signalement est téléchargeable sur le site www.vd.ch/spj.

9.5. Maladie et accident

Pour toute maladie ou accident nécessitant des soins particuliers, le personnel doit se référer au fascicule de « Promotion de la santé et prévention » établi par le SPJ, le SSP, le SCAV.

Accidents graves

Pour tout accident grave, le personnel de la garderie Ludo & Duc doit se référer au fascicule de « Promotion de la santé et prévention » établi par le SPJ, SSP, SCAV.

  • Alerter les urgences : 144.
  • Vérifier dans le dossier de l’enfant s’il n’y a pas d’informations particulières concernant la santé de l’enfant.
  • Dans le cas ou l’éducatrice est seule avec l’enfant, lui promulguer les premiers soins avant l’appel aux urgences.
  • Effectuer les premiers secours en fonction du cas comme indiqué dans le fascicule de « Promotion de la santé et prévention » établi par le SPJ, SSP, SCAV en annexe.
  • Rester auprès de l’enfant jusqu’à l’arrivée des secours, en le rassurant et le réconfortant.
  • Téléphoner aux parents, expliquer la situation et leur demander de rejoindre l’enfant pour l’accompagner dans l’ambulance ou le rejoindre à l’hôpital.
  • Aviser la direction.
  • Donner les informations au personnel des urgences.
  • Dans la mesure du possible, l’éducatrice aura rempli le formulaire «Rapport d’accident/d’urgence ».

9.6. Santé de l’enfant

L’enfant doit être assuré pour la maladie et l’accident.
Les parents doivent fournir la photocopie du carnet de vaccination ainsi que tous les renseignements relatifs à la santé de l’enfant : régime alimentaire, allergie, etc.
Tout médicament prescrit à l’enfant est, dans la mesure du possible, administré par les parents. Dans le cas contraire et si le médicament doit être administré à la garderie, le parent devra remplir un formulaire spécifiant le nom de l’enfant, le nom du médicament, la dose à administrer, la fréquence à laquelle le médicament doit être administré. Ce document devra également être daté et signé par le parent.

Par respect envers les autres enfants, tout enfant malade ne peut être accepté à la garderie Ludo & Duc, de même que toute maladie contagieuse sera annoncée afin de prévenir tout risque de contagion.

Le parent se doit d’être en permanence joignable.

9.7. Facturation

La facturation se fait par forfait selon le système du pré-numerando (1 mois à l’avance). Son paiement est dû intégralement, au plus tard, avant le début du mois de prise en charge de l’enfant.

9.8. La visite des lieux aux parents

Chaque parent qui souhaite inscrire son enfant à la garderie Ludo & Dux a droit a effectuer une visite complète de la garderie avec le directeur. A l’issue de cette visite, les parents confirment leur souhait de placer leur enfant à la garderie Ludo & Duc.

Chaque parent qui s’est vu octroyer une place pour son enfant à l’obligation de faire la visite de la garderie avant que le placement commence.

La visite des lieux comprend:

  • une présentation de la ligne pédagogique
  • le tour complet de l’ensemble des locaux, avec explication de leur affectation
  • la présentation du personnel présent lors de la visite
  • l’explication du fonctionnement, général et administratif de la garderie

9.9. La réservation des places

Sur demande, un formulaire de demande de prise en charge est envoyé par la garderie Ludo & Duc. Une fois le formulaire dûment rempli est arrivé en retour à la garderie l’enfant prend place sur la liste des demandes de prise en charge.

A partir de ce moment, chaque parent est tenu d’appeler tous les 3 mois pour confirmer qu’il recherche toujours une place, après 5 mois sans nouvelle les enfants sont enlevés de la liste des demandes de prise en charge.

La direction est seule apte a choisir les enfants qui pourront entrer à la garderie Ludo & Duc.

Les parents ayant déjà un enfant à la garderie Ludo & Duc passent en priorité, ceci pour faciliter les regroupements familiaux.

Une garderie est une mini société est l’ancienneté de la demande de prise en charge, bien que jouant un grand rôle, ne suffit pas pour garantir une place. Ainsi différents facteurs sont pris en compte simultanément avant d’attribuer une place qui se libère:

  • la chronologie de la date d’inscription de la demande de prise en charge
  • l’âge de l’enfant
  • le pourcentage de garde recherché
  • l’urgence de la situation familiale
  • le lieux d’habitation (les personnes habitants la commune ont l’avantage sur les gens habitants plus loin.
  • la nationalité (la garderie Ludo & Duc se veut en effet représentative du monde extérieur, aussi il est important que la composition des enfants soit variée selon leurs nationalités).

9.10. La phase d’intégration d’un nouvel enfant

La phase d’intégration est la période qui précède le début du placement selon l’horaire définitif que l’enfant aura chez nous. C’est une sorte de période d’acclimatation que bénéficie un enfant afin de pouvoir s’habituer progressivement à la garderie et ne pas être traumatisé par un changement brusque des ses habitudes.

Chaque enfant étant différent, la garderie Ludo & Duc a opté pour que la phase d’intégration ne soit pas quelque chose de rigide et de défini à l’avance.

Aussi, chaque intégration se déroule en fonction de l’enfant, de la volonté des parents et du sentiment des éducatrices.

Le principe reste cependant le même, c’est à dire que l’enfant va venir plusieurs fois dans son futur groupe, en passant a chaque fois de plus en plus de temps avec ses futurs camarades afin de s’intégrer par étapes successives.

9.11. Le changement de groupe

Les groupes sont conçus en fonction des âges des enfants, aussi durant son séjour à la garderie Ludo & Duc, un enfant changera de groupe dès l’âge de 18 mois pour passer de la nurserie chez les trotteurs, dès l’âge de 2,5 ans pour passer du groupe des trotteurs au groupe des grands.

Afin que le changement ne soit pas brusque et que l’enfant ne soit pas déstabilisé, quatre principes sont appliqués :

  1. Régulièrement des activités communes sont organisées entre le groupe (Nurserie et trotteurs, trotteurs et grands.
  2. Les ouvertures et les fermetures de la garderie se font avec les trotteurs et les grands, ainsi les trotteurs apprennent déjà à faire connaissance avec les enfants du groupe supérieur.
  3. Les enfants ne passent jamais seuls dans le groupe supérieur, ils sont à chaque fois au minimum deux à passer en même temps, afin d’avoir un compagnon bien connu à leur côté.
  4. Le changement de groupe se fait de manière progressive et des moments d’acclimatation de plus en plus long sont agendés sur une période de deux semaines.
  • Deux demi-matinées de 09h00 à 10h30
  • Deux après-midi de 14h00 à 16h30
  • Deux fois deux demi-journées : de 09h00 à 10h30 et de 14h00 à 16h30
  • Deux matinées avec le repas de midi et l’après midi : de 09h00 à 11h30 (sans la sieste) et de 13h30 à 16h30
  • Deux journées complètes de 09h00 à 16h30

Les éducatrices du groupe de départ, établiront donc un planning précis des jours d’acclimatations par enfant et le transmettront au groupe supérieur et aux parents.

En outre un entretien dit « de passage » est mis en place par le groupe qui se sépare de l’enfant. Les parents et les éducatrices de l’ancien groupe de l’enfant sont convoqués par les éducatrices du groupe qui accueillera l’enfant. Durant cet entretien est abordé :

Avec l’éducatrice de l’ancien groupe :

  1. Le bilan du passage de l’enfant dans l’ancien groupe
  2. Le bilan du parent par rapport à sa relation avec l’équipe
  3. La transmission et la vérification de la fiche de santé de l’enfant
  4. La vérification des numéros de téléphones et coordonnées des parents et de la fiche santé de l’enfant
  5. L’explication de la manière dont de déroulera le passage

L’ancienne éducatrice donne alors symboliquement le dossier de l’enfant, devant les parents à l’éducatrice de référence dans le nouveau groupe, celle-ci se présente alors aux parents. Elle aborde les points suivants :

  1. La présentation du nouveau groupe (éducatrices, locaux et enfants)
  2. La présentation d’une journée type (remise du document)
  3. Le bilan du passage de l’enfant dans l’ancien groupe
  4. Les demandes du nouveau groupe aux parents (habits, etc.)
  5. Les attentes des parents envers le nouveau groupe
  6. Une vérification des heures de départ et d’arrivée de l’enfant

Les passages de la nurserie aux trotteurs et des trotteurs aux grands ont lieu aux environs de Noël, Pâques et juillet. Lors des changements de groupes, des rencontres sont planifiées entre les éducatrices référentes afin de transmettre les informations nécessaires au bon suivi des enfants.

9.12. L’accueil des stagiaires

Arriver dans une nouvelle institution où l’on ne connaît personne n’est pas facile. Aussi afin de faciliter au mieux cette prise de contact, la garderie Ludo & Duc a réfléchi à une manière de procéder en créant un protocole d’accueil des stagiaires :

9.12.1. Entretien d’embauche avec la direction

  • visite des locaux qui reçoivent les enfants, secrétariat, locaux d’intendance
  • présentation des personnes présentes
  • entretien d’embauche
  • présentation orale de la ligne pédagogique
  • fixer au minium un jour d’essai pour une prise de contact

9.12.2. Correspondance

Une fois le ou la stagiaire choisi(e), la direction prendra soin de lui envoyer par courrier :

  • son contrat de travail ainsi que l’heure à laquelle le travail commence
  • le programme pédagogique
  • les consignes de sécurité
  • les documents à remplir pour le secrétariat
  • le nom de la personne qui sera sa responsable de stage

9.12.3. Le premier jour de travail

  • le directeur accueille le ou la stagiaire
  • explication sur le salaire, AVS, vacances, heures supplémentaires et clé du casier
  • explication sur le fonctionnement des colloques et les dates des colloques « à table »
  • explication sur la gestion par objectif
  • une visite en détail des locaux s’effectue avec présentation des personnes présentes
  • la visite se termine avec la présentation de son praticien-formateur
  • demander de prendre connaissances des procès verbaux du colloque « à staj. »

9.12.4. Le premier colloque «à staj»

  • accueil du nouveau stagiaire et présentation aux autres
  • mise au point sur le but du colloque à « staj » et explication sur son fonctionnement
  • répondre aux questions sur la gestion par objectif en présentant les objectifs en cours du colloque « à staj ».

9.12.5. Le premier contact avec le praticien-formateur

Lors de la première rencontre entre le ou la stagiaire et la personne qui est responsable de son stage, les points suivants devront être abordés ou traités :

  • une visite détaillée des locaux du groupe même, au fil de la journée
  • une explication sur le déroulement de la journée et les enjeux qui en découlent, ceci tout au long de la journée
  • une définition précise des tâches du stagiaire
  • aborder la ligne pédagogique
  • durant l’accueil, le stagiaire est présenté aux enfants et réciproquement (suivant l’âge des enfants)
  • préciser le comportement attendu du stagiaire les premiers temps face aux enfants (observation, retrait, contact, jeux, etc.), et par la suite.
  • préciser le comportement du stagiaire attendu face aux parents
  • présenter le stagiaire systématiquement à tous les parents
  • réaliser une information écrite aux parents (ex. : panneau), annonçant l’arrivée du stagiaire, le nom et la durée du stage
  • fixer la date du 1er entretien hebdomadaire avec le ou la stagiaire

Le temps d'adaptation des stagiaires dure en général deux semaines, dès la deuxième semaine, le responsable de stage prendra soin, lors de l’entretien, de laisser la place aux questions, d’écouter les impression du stagiaire, et de fixer les premiers objectifs de son stage.

9.13. La communication téléphonique

La garderie Ludo & Duc a particulièrement réfléchi à l’importance du téléphone et au moyen de l’utiliser de manière adéquate.

Aussi chaque groupe a son propre téléphone et son propre numéro d’appel. Cela permet aux parents de pouvoir directement atteindre l’éducatrice qui s’occupe de son enfant afin de pouvoir lui transmettre clairement une information. Cette manière de procéder permet aux parents d’être certains que leur message a été transmis, ou de recevoir directement une information concernant la santé de leur enfant.

Si le groupe est absent (en sortie), le numéro sera alors dévié sur un autre groupe.

A chaque fois que les éducatrices jugent qu’un échange téléphonique a été important, elles réaliseront un bref compte rendu écrit de l’échange qui sera ainsi gardé en mémoire.

9.14. Intégration d’un enfant handicapé

La réflexion autour de l’intégration d’enfant handicapé fait partie intégrante de la garderie Ludo & Duc. La garderie est donc ouverte a recevoir des enfants handicapés.

Suivant le type de handicap, il peut devenir nécessaire de prévoir un accompagnement personnalisé de l’enfant. La direction évalue donc avec les parents l’encadrement qui sera nécessaire à l’enfant.

Si besoin est, une demande motivée sera soumise à la commission d’intégration qui pourra alors financer du personnel supplémentaire pour accueillir l’enfant en tenant compte pleinement des ses besoins.

Pour l’équipe, l’intégration d’un enfant handicapé peut engendrer une modification sensible des locaux, des moyens pédagogiques , etc. Comme pour tous les enfants, l’accent de notre travail sera mis sur l’acquisition d’autonomie, ainsi que les découvertes et le plaisir a faire des activités.

9.15. Conclusion

Ce chapitre exprime la complexité du travail invisible qui se fait à l’intérieur d’une garderie, la qualité de l’accueil des enfants et des parents étant notre principale préoccupation, il est important pour notre institution que les mécanismes internes soient réglés et transparents pour toute personne intéressée par notre travail.

Crèche Ludo & Duc au Mont-sur-Lausanne
Crèche Ludo & Duc au Mont-sur-Lausanne
Crèche Ludo & Duc au Mont-sur-Lausanne